Конвенция ввела международную накладную CMR. Это письмо свидетельствует о заключении договора между заказчиком и перевозчиком. Конвенция не требует, чтобы ни одна из договаривающихся сторон составляла документ. Его отсутствие, уничтожение, потеря, неправильное заполнение не нарушают правила, потому что перевозка осуществляется с целью получения прибыли. В Конвенции четко не указано, кто должен составлять коносамент. Обычно его готовит отправитель посылки. Однако бывает, что заказчик отказывается готовить письмо. Между тем, перевозчик заинтересован в выполнении рейса с использованием коносамента и наличия письменного документа, в котором зафиксированы и подписаны условия контракта. Таким образом, перевозчик и от его имени водитель должны иметь возможность заполнить CMR.
Конвенция рекомендует составлять накладную в трех подлинных экземплярах, из которых:
- первый экземпляр (красный) передается отправителю;
- второй (синий) сопровождает посылку и предназначен для получателя;
- третий (зеленый) установлен перевозчиком.
В накладную прилагается как в Европейском Союзе, так и в Польше еще одна копия письма (белого цвета), которая не имеет юридической силы и используется только для целей контроля или статистики.
Товарный чек оформляется на партию товаров, погруженную на одно транспортное средство, или предназначенную для конкретного получателя. Копии письма должны быть подписаны отправителем и перевозчиком. Они могут быть напечатаны или заменены штампами, если это разрешено законодательством страны, в которой было выдано письмо.